Lohnabrechnung: warum auch der Eigenbau geprüft sein muss

Der Satz

Aus den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemuntersuchung nach § 22 DEÜV, Fassung 01/2026, im Wortlaut:

Der Systemuntersuchung unterliegt jedes Entgeltabrechnungsprogramm, unabhängig davon, ob es zur Eigenanwendung und/oder zur Anwendung durch Dritte erstellt wurde.

Und die ITSG, die diese Prüfung durchführt, formuliert die Folge davon so:

Für den elektronischen Datenaustausch im Gesundheits- und Sozialwesen dürfen ausschließlich Programme zur Abrechnung von Entgelten der Arbeitnehmer und Versorgungsbezügen eingesetzt werden, die eine sogenannte Systemprüfung bestanden haben.

Lies die beiden Sätze zusammen. Ein Lohnprogramm, das du für deinen eigenen Betrieb schreibst, unterliegt der Prüfung genauso wie ein verkauftes. Ohne bestandene Prüfung darf es am Meldeverfahren nicht teilnehmen. Dein Programm ist also nicht schlechter als das gekaufte. Es darf nichts abschicken.

Was die Prüfung ist

Kein Formular und kein Haken. Die Systemuntersuchung besteht aus drei Teilen: einer Systemprüfung anhand eines umfangreichen Pflichtenhefts mit Testaufgaben, einer Pilotprüfung, bei der das Programm von mindestens zwei Anwendern im echten Betrieb eingesetzt wird, und einer jährlichen Qualitätssicherung. Danach gibt es das GKV-Zertifikat und eine Produkt-Modifikations-Identnummer.

Die jährliche Wiederholung ist der Teil, den man leicht übersieht. Das ist keine einmalige Hürde, die man nimmt und dann hinter sich hat, sondern eine laufende Verpflichtung, solange das Programm im Einsatz ist.

Was du trotzdem bauen darfst

Alles, was vor der Abrechnung passiert. Stunden, Überstunden, Abwesenheiten, Einmalzahlungen, Zulagen, Auslagen. Das sind deine Daten, und sie ordentlich zu führen ist ein Wochenende. Am Ende steht eine Datei, die an die abrechnende Stelle geht, ob das nun der Steuerberater oder ein geprüftes Programm ist.

Und alles, was nach der Abrechnung passiert. Die zurückkommenden Zahlen gegen den Vormonat prüfen, Sprünge markieren, eine Jahresübersicht je Person bauen. Eine gefundene Abweichung ist dann eine Rückfrage, keine Korrektur.

Deshalb zielen die Prompts in dieser Kategorie alle auf das Davor und das Danach. Keiner von ihnen rechnet netto, und keiner übermittelt etwas. Das ist keine Vorsicht, das ist die Rechtslage.

Die Anbieter

Preise am 6. September 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft. Bei DATEV nennt die Produktseite eine Untergrenze und keine Umsatzsteuerangabe, bei edlohn wird gar kein Preis veröffentlicht.