Handwerkersoftware: GAEB ist offen, DATANORM ist der Burggraben

GAEB ist ein offener Standard, kein Hindernis

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. GAEB DA XML ist das Format, in dem Leistungsverzeichnisse zwischen Ausschreibendem und Bietern wandern: X83 die Ausschreibung, X84 das Angebot, X86 der Auftrag, X89 die Rechnung, dazu X31 für die Mengenermittlung.

Diese Seite behauptet das nicht, sie hat es geprüft. Am 6. September 2026 heruntergeladen, ohne Kauf, ohne Anmeldung, ohne Lizenzschlüssel: die Fachdokumentation zu Version 3.3 als PDF mit 4.588.526 Bytes, und ein XSD-Schema mit 16.555 Bytes, das 98 Elementdeklarationen im W3C-XMLSchema-Namensraum enthält. Beides liegt öffentlich auf gaeb.de.

Damit ist GAEB dasselbe wie EN 16931 bei der E-Rechnung: ein offener Standard mit freien Schemata. Ein Leistungsverzeichnis zu lesen und ein Angebot zurückzuschreiben ist Arbeit wie jede andere, und gegen das XSD prüfbar. Wer GAEB als Grund nennt, warum ein Eigenbau unmöglich sei, hat es nicht nachgesehen.

Eine Einschränkung, die bleibt: eine Datei, die gegen das Schema gültig ist, ist noch keine Datei, die die Software des Generalunternehmers annimmt. Alte Ausschreibungen kommen außerdem oft in den Fassungen GAEB 85 und 90, nicht in XML.

DATANORM ist der Burggraben

DATANORM ist das Format, in dem Großhändler ihre Artikel- und Preiskataloge an Handwerkersoftware liefern. Darin stehen nicht nur Artikelnummern, sondern die Preise, die dein Betrieb ausgehandelt hat.

Das ist der Unterschied zu GAEB, und es ist ein grundsätzlicher. GAEB ist eine Grammatik: veröffentlicht, für alle gleich, nachbaubar. DATANORM ist ein Inhalt: fremde Daten über fremde Preise, die ankommen, weil ein Großhändler sie an Software schickt, die er kennt. Kein Code der Welt erzeugt sie.

Deshalb steht bei den Komplettlösungen auf dieser Seite fast überall ein Nein, obwohl der sichtbare Teil, also Angebot und Rechnung, an einem Wochenende steht. Ein Angebot ohne die heutigen Materialpreise ist geraten, und das Raten ist der teure Teil.

Drei Vorschriften, an denen jede Handwerkerrechnung hängt

Keine davon ist schwer umzusetzen. Alle drei werden still falsch, wenn niemand daran denkt, und genau deshalb gehören sie in ein Programm als sichtbare Warnung und nicht als stille Automatik.

1. Sechs Monate, § 14 Abs. 2 UStG. Für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung gestellt werden.
2. Zwei Jahre beim Privatkunden, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG. Ist der Empfänger kein Unternehmer, muss er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Auf die Rechnung gehört ein Hinweis auf genau diese Pflicht.
3. Fünfzehn Prozent, § 48 EStG. Der Empfänger einer Bauleistung muss 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und ans Finanzamt abführen, außer der Leistende legt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor. Die Bagatellgrenzen liegen bei 5.000 Euro im Jahr, und bei 15.000 Euro, wenn der Empfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt.

Dazu kommt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG, wenn du an ein anderes Bauunternehmen leistest. Die steht auf einer eigenen Seite: Reverse Charge.

Die Anbieter, und wo sie die Schnittstellen einsortieren

Der Fallstrick: Bei plancraft sind GAEB und DATANORM nicht im beworbenen Einstiegstarif für 74,90 €. Sie beginnen bei Pro mit 139,90 €. Wer wegen der Schnittstellen wechselt, zahlt also fast das Doppelte des Preises, mit dem geworben wird. ToolTime macht es umgekehrt und legt GAEB in jeden Tarif, was ehrlich ist und den Anbieter nichts kostet, weil GAEB frei ist. Bepreist wird dort, was nicht dem Anbieter gehört: Datanorm und der Weg zu DATEV.

Preise netto, Aktionspreise und mehrjährige Vorauszahlungen bleiben außen vor, es zählt der Listenpreis. Geprüft am 6. September 2026 auf den Preisseiten der Anbieter.

Was du selbst bauen kannst, und was nicht

Baubar ist mehr, als in diesem Markt behauptet wird: ein Leistungsverzeichnis lesen und schreiben, ein Aufmaß, das die Rechenwege neben den Summen stehen lässt, Abschlagsrechnungen, die zum Aufmaß passen, ein Anlagenverzeichnis, ein Bautagebuch mit Fotos. In dieser Liste steht deshalb auch ein Ja, bei Offpaper: ein Baustellenbericht ist eine feste Menge Felder, ein paar Fotos, eine Unterschrift und ein PDF.

Nicht baubar sind drei Dinge, und sie haben nichts mit Programmieren zu tun. Die Preislisten der Großhändler, weil sie jemand anderem gehören. Dass ein Nachunternehmer dein Werkzeug tatsächlich installiert, weil das keine Funktion ist. Und die Erfahrung eines Beraters, der vierhundert Betriebe eingerichtet hat und weiß, welche deiner Annahmen gleich falsch wird.