Reisekosten und Fahrtenbuch: was im Gesetz steht und was nicht

Die Verpflegungspauschale ist Arithmetik

§ 9 Abs. 4a EStG nennt drei Beträge, und mehr braucht die Rechnung nicht:

• 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem du 24 Stunden abwesend bist.
• 14 Euro für den An- und den Abreisetag, wenn du auswärts übernachtest.
• 14 Euro für einen Tag ohne Übernachtung, wenn die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt.

Dazu zwei Regeln. Hat dir jemand eine Mahlzeit gestellt, wird gekürzt: um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, immer bezogen auf die 28 Euro. Das sind 5,60 Euro und zweimal 11,20 Euro. Und der Abzug endet nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte.

Diese Zahlen haben sich seit 2020 nicht bewegt. Eine Software, deren Kernleistung darin besteht, sie zu kennen, verkauft dir eine Konstante. Genau deshalb steht bei tripfix ein Ja: das Produkt ist die Rechnung, und die Rechnung ist öffentlich.

Das Kilometergeld, und warum 20 Cent kursieren

§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG nennt keinen Betrag. Er verweist auf die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz. Dort stehen in § 5 zwei Sätze nebeneinander: 20 Cent je Kilometer im Regelfall und 30 Cent, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung besteht. Weil das Steuerrecht den höchsten nimmt, sind es die vertrauten 0,30 Euro. Der 20-Cent-Satz im selben Paragrafen ist der Grund, warum die Zahl so oft falsch zitiert wird.

Beim Fahrtenbuch steht die Anforderung nicht im Gesetz

§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG erlaubt, die Ein-Prozent-Regelung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu ersetzen. Was ordnungsgemäß bedeutet, sagt der Satz nicht, und kein anderer Satz im Gesetz sagt es auch. Das hat der Bundesfinanzhof übernommen. Sein Leitsatz vom 12. Januar 2024, Aktenzeichen VI B 37/23, im Wortlaut:

Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Daraus folgen zwei Wege, und nur zwei. Entweder Änderungen sind technisch unmöglich, oder jede Änderung steht in der Datei selbst. Ein Tabellenblatt erfüllt keinen von beiden. Eine Datenbank, die nur anhängt und jede Korrektur als neues Ereignis mit Verweis schreibt, erfüllt den zweiten. Das ist ein Wochenende Arbeit und keine große Sache.

Ältere Rechtsprechung ergänzt, was hineingehört: das Buch muss zeitnah und lückenlos geführt sein, mit Datum, Reiseziel, Reisezweck und dem aufgesuchten Geschäftspartner, und der Kilometerstand am Jahresende muss aufgehen. Auch das ist baubar.

Und trotzdem steht bei Vimcar ein Nein. Nicht weil der Nachweis technisch schwer wäre, sondern weil du das falsche Risiko trägst. Verwirft eine Prüfung dein Jahr, kostet dich das nicht den Softwarepreis, sondern die Differenz zur Ein-Prozent-Regelung für zwölf Monate. Gekauft wird an dieser Stelle nicht Software, sondern dass jemand anderes diese Auseinandersetzung führt.

Die Anbieter, und was sie wirklich verkaufen

Preise netto, außer bei tripfix, das brutto auszeichnet. Aktionspreise sind außen vor, es zählt der Listenpreis. Geprüft am 6. September 2026 auf den Preisseiten der Anbieter.

Was du selbst bauen kannst, und was du dabei aufgibst

Die Inlandspauschalen sind ein Projekt für einen Abend. Halte die Sätze in einer eigenen Datei neben ihrer Fundstelle, dann ist eine Gesetzesänderung eine geänderte Zeile und kein neues Programm.

Die Auslandspauschalen sind es nicht. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sie jährlich neu, je Land, mit Tagessatz und Übernachtungssatz. Eine Abrechnung auf dem vorjährigen Satz ist falsch, und zwar so, dass es bis zur Prüfung niemandem auffällt. Das ist der ehrliche Grund, warum Spesenfuchs ein Jein bekommt und kein Nein: die Pflege ist eine Aufgabe, kein Feature.

Beim Fahrtenbuch ist die Grenze eine andere. Bauen kannst du die Beweisführung. Nicht bauen kannst du, dass ein Stecker im Wagen die Fahrt aufzeichnet, ob du daran denkst oder nicht, und ein Fahrtenbuch mit Lücken ist keins. Deshalb steht bei Driversnote ein Jein und kein Nein: die Rechnung und das Protokoll sind deine, die automatische Erfassung nicht.