E-Rechnung: die Fristen und wer sie wirklich erfüllt
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF per Mail ist ab 2027 stufenweise keine Rechnung mehr im Sinne des Gesetzes, wenn du an ein anderes Unternehmen stellst.
Die drei Daten, die zählen
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dafür reicht technisch ein Postfach, das die Datei annimmt. Diese Pflicht gilt bereits, ohne Übergangsfrist und unabhängig von deiner Größe.
- Ab 1. Januar 2027: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz gemacht hat, muss E-Rechnungen auch ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.
Bis Ende 2026 darfst du für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 weiterhin Papier oder ein einfaches PDF schicken, sofern die empfangende Seite zustimmt. Diese Zustimmung ist der Teil, den viele überlesen: sie ist eine Bedingung, keine Formalie.
Was als E-Rechnung zählt
- XRechnung: reines XML, im öffentlichen Auftragswesen verbreitet.
- ZUGFeRD ab Version 2: ein PDF/A-3, in das dasselbe XML eingebettet ist. Für Menschen sieht es aus wie bisher, für Maschinen ist es strukturiert. Für die meisten kleinen Unternehmen ist das der bequemere Weg.
- Nicht ausreichend: ein normales PDF, ein Bild, ein Scan. Auch nicht, wenn schön gestaltet.
Welcher Tarif kann E-Rechnungen ausstellen
Alle hier geprüften Anbieter können E-Rechnungen erstellen und übermitteln, die meisten schon im günstigsten Tarif. Der deutsche Markt hat die Pflicht innerhalb eines Jahres eingebaut. Eine Ausnahme lohnt den Blick.
| Anbieter | Tarif | netto/Monat | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| easybill | Starter | 12,00 € | auch im dauerhaft kostenlosen Tarif |
| Lexware Office | M | 12,90 € | Tarif S kann empfangen, aber nicht ausstellen |
| FastBill | Plus | 15,00 € | in jedem Tarif |
| WISO MeinBüro | Buchhaltung | 19,90 € | nur Jahreszahlung, Umsatzgrenze je Tarif |
| BuchhaltungsButler | Premium | 19,95 € | in jedem Tarif, auch im 3,90-Euro-Einstieg |
| Papierkram | M | 24,90 € | DATEV-Export ab Tarif S |
| sevDesk | Buchhaltung | 25,90 € | auch im kostenlosen Tarif, dort 3 Rechnungen im Monat |
| Norman | Pro | 28,00 € | unbegrenzt im kostenlosen Tarif |
| Accountable | Steuern | 37,40 € | inklusive PEPPOL |
Der Fallstrick: Bei Lexware Office kann der Einstiegstarif S E-Rechnungen zwar empfangen, aber nicht ausstellen. Wer dort 7,90 € netto zahlt und ab 2027 an Unternehmen fakturiert, braucht mindestens Tarif M. Vergleichsartikel schreiben oft, E-Rechnung gebe es erst im teuersten Tarif XL; das stimmt nicht. Nachzulesen im Versionsvergleich des Anbieters.
Und wenn du es selbst bauen willst
EN 16931 ist ein offener Standard, und es gibt ausgereifte freie Bibliotheken, die ihn schreiben und lesen: factur-x für Python, horstoeko/zugferd für PHP, Mustangproject für Java. Eine gültige E-Rechnung zu erzeugen ist damit ein Wochenendprojekt, und genau das steht in unseren Prompts.
Was du damit nicht erledigst, ist der Rest: die GoBD-konforme, zehn Jahre unveränderbare Ablage und die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung über ERiC. Deshalb steht bei den Buchhaltungswerkzeugen fast überall einNein, obwohl der sichtbare Teil leicht zu bauen ist.
Quellen
- Fristenübersicht 2025, 2027, 2028
- IHK Darmstadt zur B2B-E-Rechnung
- Lexware Office Preise und Versionsvergleich
Preise netto, geprüft am 3. September 2026 auf den Preisseiten der Anbieter. Fristen zuletzt geprüft am 4. September 2026. Vor einer Entscheidung bitte mit deinem Steuerberater sprechen.